Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có bao giờ thấy mình đang làm những công việc thiết yếu nhưng tẻ nhạt và ngốn hết thời gian không? Mặc dù những nhiệm vụ này là một phần quan trọng của việc điều hành một doanh nghiệp, nhưng thời gian của bạn có thể được dành tốt hơn để tập trung vào công việc tạo ra thu nhập. May mắn thay, có một loạt các công cụ tự động hóa văn phòng có thể cho phép bạn làm điều đó.
Những công cụ này, từ ghi sổ kế toán đến lập lịch họp, có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ bằng cách tự động hóa hoàn toàn các công việc lặp đi lặp lại, cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn để tương tác với khách hàng, tạo ra các sản phẩm thủ công, tạo ra các dịch vụ mà khách hàng của bạn muốn và thậm chí là thư giãn.
Mặc dù khả năng tự động hóa là vô tận, nhưng dưới đây là sáu công cụ tự động hóa văn phòng để bạn bắt đầu.
1. Kế toán sổ sách
Với việc tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn liên tục, việc tìm cách theo dõi chính xác những gì đang diễn ra sẽ giúp bạn dễ dàng hơn khi đến thời điểm nộp thuế hàng quý. Phần mềm kế toán, chẳng hạn như Quickbooks , cho phép bạn kết nối tất cả các tài khoản tài chính của mình, bao gồm thẻ tín dụng doanh nghiệp, PayPal và hệ thống điểm bán hàng của bạn. Mỗi khi bạn thực hiện một giao dịch bán hoặc mua vật tư, phần mềm này sẽ tự động lấy chi phí và thu nhập của bạn, phần mềm này sau này có thể sử dụng để tạo báo cáo tài chính.
2. Lên lịch cuộc hẹn
Bạn đã bao giờ viết một số email qua lại với một đối tác hoặc khách hàng tiềm năng để cố gắng tìm một thời điểm tốt để gặp gỡ nhau? Nếu bạn có gói hỗ trợ plugin WordPress.com, hãy tự tránh rắc rối và sử dụng plugin đặt chỗ. Bạn đặt thời gian rảnh của mình để người khác có thể chọn thời gian phù hợp với họ. Các chương trình này cũng có thể đồng bộ với lịch kỹ thuật số mà bạn sử dụng để các cuộc họp tự động được thêm vào đó.
3. Chia sẻ xã hội
Các ứng dụng chia sẻ xã hội như Buffer hoặc Hootsuite cho phép bạn tự động lên lịch các bài đăng trên mạng xã hội cho tất cả các kênh của bạn. Cho dù bạn đã viết một bài đăng blog mới hoặc có sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn muốn làm nổi bật, các công cụ tự động hóa này sẽ giúp bạn quảng cáo trên tất cả các tài khoản xã hội của mình mà không cần phải đăng lên từng kênh theo cách thủ công. Nhiều công cụ chia sẻ xã hội có sẵn dưới dạng plugin, vì vậy bạn có thể tích hợp chúng một cách liền mạch với trang web Doanh nghiệp WordPress.com của mình.
4. Tiếp thị
Sử dụng biểu mẫu bật lên để tự động nắm bắt thông tin liên hệ của khách hàng và tích hợp thông tin đó với nhà cung cấp dịch vụ tiếp thị qua email của bạn, chẳng hạn như ConvertKit , MailChimp hoặc Constant Contact . Thiết lập các chiến dịch email thay vì sử dụng các email được cá nhân hóa sẽ cho phép bạn chào đón những người đăng ký vào danh sách của mình, cho họ biết cách doanh nghiệp của bạn có thể giúp họ và giải quyết các mối quan tâm và câu hỏi thường gặp. Bạn thậm chí có thể nhắc khách hàng gọi điện bằng cách sử dụng công cụ lập lịch cuộc hẹn của bạn.
5. Chấp nhận thanh toán
Thay vì gửi hóa đơn theo cách thủ công mỗi khi ai đó muốn mua sản phẩm hoặc thanh toán cho dịch vụ, hãy thiết lập Thanh toán đơn giản , có sẵn cho người dùng WordPress.com với gói trả phí hoặc hỗ trợ plugin . Nó cũng có thể được tích hợp với PayPal để cung cấp cho bạn quyền truy cập tức thì vào tiền của mình.
6. Chatbots
Bạn đã bao giờ vào một trang web và nhận thấy bong bóng thoại xuất hiện và hỏi nó có thể giúp gì cho bạn không? Rất có thể đó là một chatbot và ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất cũng có thể sử dụng nó như một công cụ tự động hóa văn phòng. Như Forbes giải thích, chatbots có thể cung cấp dịch vụ khách hàng, đưa ra các đề xuất sản phẩm và thậm chí hoàn thành các chiến dịch tiếp thị.
Với các công cụ tự động hóa này, các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian có thể được sắp xếp hợp lý để dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ quan trọng sẽ giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình.
