Nếu bạn tạo nội dung hoặc kinh doanh trực tuyến, bạn cần một hệ thống thông minh để quản lý và lưu trữ tệp. Quá trình này cần phải thuận tiện, an toàn và đáng tin cậy để bạn có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ tệp trong khi vẫn bảo vệ trước các vấn đề bảo mật tiềm ẩn có thể làm rò rỉ thông tin nhạy cảm. Và cũng quan trọng không kém, hệ thống của bạn cần phải hoạt động trơn tru để bạn không bao giờ có nguy cơ bị mất tệp hoặc tình cờ gặp phải dữ liệu bị hỏng.
Để tạo một hệ thống quản lý tệp bao gồm từng đặc điểm này, hãy làm theo ba bước sau:
1. Tạo và duy trì hệ thống thư mục trên máy tính của bạn
Quản lý tệp luôn bắt đầu từ nguồn và đó là máy tính của bạn.
Nếu không có cấu trúc thư mục có tổ chức và trực quan trên máy tính của bạn, khả năng bạn có một hệ thống quản lý tệp trực tuyến mạnh mẽ là không tốt. Hãy tập thói quen bảo trì hệ thống của bạn, và bạn sẽ có được trạng thái tốt – ngoài ra, bạn sẽ tự tiết kiệm được cơn đau đầu cho mình.
2. Đầu tư vào một ổ đĩa sao lưu bên ngoài
Bước tiếp theo là lấy hệ thống thư mục có tổ chức của bạn và sao lưu nó vào ổ cứng ngoài. Nếu bất kỳ điều gì xảy ra với máy tính của bạn, bạn vẫn sẽ lưu tất cả các tệp của mình và có thể truy cập được trên một máy tính khác.
Không thể phóng đại những căng thẳng và lo lắng tiềm ẩn mà phương pháp này sẽ loại bỏ khỏi cuộc sống của bạn. Bạn cũng nên tạo một lịch định kỳ hoặc mục việc cần làm thường xuyên nhắc nhở bạn sao lưu máy tính của mình.
3. Sử dụng dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp trực tuyến
Ngoài việc có một bản sao lưu vật lý cho các tệp của bạn, bạn cũng nên cân nhắc việc có một bản sao lưu trực tuyến.
Điều này không chỉ cung cấp thêm dự phòng mà các dịch vụ quản lý tệp trực tuyến như Dropbox còn cho phép bạn dễ dàng chia sẻ tệp với người khác. Có một quy trình hiệu quả để chia sẻ tệp có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng lượng về lâu dài, đặc biệt nếu bạn chia sẻ nhiệm vụ với nhiều thành viên trong nhóm.
Bạn có thể không cảm thấy lợi ích trực tiếp của việc quản lý tệp thông minh hàng ngày, nhưng khi có sự cố xảy ra, đó là biện pháp bảo vệ mà bạn sẽ biết ơn vì bạn đã đặt đúng vị trí.
