Chỉ vì bạn gửi một email không có nghĩa là người nhận dự định sẽ nhìn thấy nó. Một số nhà cung cấp email có thể chuyển hướng nó đến một thư mục quảng cáo, thư rác hoặc thư rác, hoặc tệ hơn – chặn hoàn toàn email. Tại sao? Họ đang cố gắng bảo vệ người dùng khỏi các âm mưu spam và lừa đảo, đồng thời ngăn hộp thư đến chứa đầy các email không mong muốn.
Vì email là một cách quan trọng để tương tác với những người theo dõi, khách hàng và khách hàng của bạn, bạn muốn đảm bảo rằng email của bạn không bị gắn cờ là spam hoặc bị từ chối hoàn toàn. Mặc dù bạn không thể đảm bảo rằng mọi email đều đến được hộp thư đến chính của người đăng ký – xét cho cùng, người nhận vẫn có tiếng nói cuối cùng về nơi email kết thúc – có những điều bạn có thể làm để cải thiện khả năng gửi email của mình.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về ba loại email khác nhau mà bạn có thể gửi và các bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo rằng chúng hầu như luôn kết thúc trong hộp thư đến của người nhận.
Ba loại email khác nhau
Có ba loại email cơ bản mà hầu hết chủ sở hữu trang web sẽ gửi từ email được lưu trữ trên miền của họ, email giao dịch và email tiếp thị. Chúng thường được gửi bằng các dịch vụ riêng biệt, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Mỗi người có thể yêu cầu bản ghi DNS của riêng mình , tùy thuộc vào hoàn cảnh của bạn và có những cân nhắc riêng để đảm bảo khả năng phân phối.
Email được lưu trữ
Email được lưu trữ là email cá nhân hoặc email doanh nghiệp mà bạn gửi từ nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) – như email được lưu trữ trên WordPress.com , Google Workspace hoặc Outlook – sử dụng miền tùy chỉnh của trang web của bạn.
Những loại email này nói chung là thông tin liên lạc một đối một hoặc tin nhắn tới các nhóm người nhỏ. Đây là loại email bạn sử dụng để lên lịch họp, giải quyết các vấn đề về dịch vụ khách hàng, gửi và nhận tệp cũng như giao tiếp nội bộ với nhóm của bạn.
Email giao dịch
Email giao dịch là các email tự động được gửi khi một hành động được hoàn thành trên trang web của bạn. Ví dụ về email giao dịch bao gồm:
- Biên lai mua hàng
- Xác nhận / xác minh tài khoản
- Đặt lại mật khẩu
- Xác nhận gửi biểu mẫu
- Thông báo gia hạn đăng ký
- Thông báo hết hạn thẻ tín dụng
Trong WordPress, email giao dịch được gửi bằng lõi WordPress (ví dụ: yêu cầu đặt lại mật khẩu và xác minh tài khoản) hoặc bằng các plugin cụ thể mà bạn đang sử dụng trên trang web của mình. Biểu mẫu liên hệ, Thương mại điện tử, diễn đàn hoặc plugin thành viên là tất cả các loại công cụ phổ biến cần gửi email giao dịch cho người dùng.
Cơ chế gửi những email này có thể là hàm PHP wp_mail () gốc WordPress hoặc một ESP, kết hợp với một plugin giao thức truyền thư an toàn (SMTP).
Email tiếp thị và quảng cáo
Đây là những email được gửi đến danh sách những người đã đăng ký. Chúng có thể được gửi theo cách thủ công hoặc tự động dựa trên hoạt động của người đăng ký trên trang web của bạn hoặc trong chiến dịch email. Sự khác biệt chính giữa email tiếp thị và email được lưu trữ và giao dịch là chúng được thiết kế đặc biệt để chuyển đổi người đăng ký theo một cách nào đó.
Đối với một trang web Thương mại điện tử, email tiếp thị được sử dụng để thúc đẩy doanh số bán hàng. Đối với bản tin khu vực lân cận, email tiếp thị có thể chỉ được sử dụng để thông báo cho mọi người về các sự kiện sắp tới và khuyến khích sự tham gia của cộng đồng. Chỉ vì chúng là email tiếp thị không nhất thiết có nghĩa là chúng có bản chất thương mại. Tuy nhiên, chúng khác biệt với các email giao dịch và được lưu trữ ở chỗ không cần giao dịch nào xảy ra để chúng được gửi và nhận, người nhận phải được đăng ký và các liên lạc thường không được cá nhân hóa.
Hầu hết các email tiếp thị được gửi bằng các nền tảng của bên thứ ba như MailPoet , Mailchimp, Constant Contact và Zoho. Một số nền tảng này cũng cung cấp email giao dịch và một số nền tảng hướng đến email tiếp thị.
Mười mẹo để cải thiện khả năng gửi email
Vì vậy, làm thế nào để bạn thực sự đảm bảo email của bạn sẽ được gửi đến hộp thư đến của người nhận một cách nhất quán? Thực hiện theo từng mẹo sau để có hiệu suất tốt nhất.
1. Đảm bảo rằng địa chỉ IP của bạn không bị chặn
Nếu trang web của bạn được lưu trữ trên một máy chủ được chia sẻ và bạn đang gửi email giao dịch bằng chức năng wp_mail () WordPress gốc, bạn chắc chắn sẽ muốn đảm bảo rằng địa chỉ IP của trang web của bạn không có trên bất kỳ danh sách chặn nào. Bạn cũng có thể muốn kiểm tra điều này cho các email tiếp thị và được lưu trữ của mình, nhưng các địa chỉ IP xuất hiện trên danh sách chặn thường là địa chỉ IP của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ được chia sẻ.
Khi bạn lưu trữ trang web của mình trên một máy chủ được chia sẻ, bạn đang chia sẻ máy chủ đó với một số người mà bạn không biết và bạn không có quyền kiểm soát cách họ sử dụng máy chủ đó. Nếu họ gửi email spam từ máy chủ được chia sẻ của bạn, địa chỉ IP có thể bị đưa vào danh sách chặn. Vì bạn đang chia sẻ không gian máy chủ đó nên trang web và các email đến từ trang web của bạn có thể bị ảnh hưởng và bị gắn cờ là spam.
Bạn có thể kiểm tra địa chỉ IP của mình bằng các công cụ như MxToolbox . Hãy nhớ rằng có một số danh sách chặn, như UCEPROTECT, là những trò gian lận, trong đó chúng bao gồm mọi địa chỉ IP mà chúng có thể tìm thấy và bạn phải trả tiền để xóa danh sách của mình. Nếu bạn thấy địa chỉ IP của mình trên danh sách chặn giả mạo này, bạn có thể bỏ qua nó một cách an toàn, vì nó không thực sự ảnh hưởng đến khả năng gửi email của bạn.
Tuy nhiên, nếu bạn thấy địa chỉ IP của mình trên danh sách chặn hợp lệ, trước tiên bạn sẽ muốn quét bảo mật trang web của mình để đảm bảo rằng nó không bị xâm phạm, hãy liên hệ với WordPress để xem có miền nào trên IP được chia sẻ của bạn không là nguồn của danh sách chặn và hãy liên hệ với chính danh sách chặn để tìm hiểu cách xóa địa chỉ IP của bạn.
2. Sử dụng một plugin SMTP cho các email giao dịch
Mặc dù wp_mail () là chức năng thư gốc trong WordPress và thường hoạt động để gửi email, nhưng nó không bao gồm bất kỳ thông tin xác thực nào, điều này có thể dẫn đến việc email của bạn bị gắn cờ là spam.
Thay vì dựa vào chức năng PHP gốc của WordPress, hãy gửi email giao dịch bằng cách sử dụng ESP giao dịch của bên thứ ba cùng với một plugin thư SMTP như Post SMTP Mailer / Email Log . Lưu ý rằng bạn cần có gói hỗ trợ plugin WordPress với WordPress.com để cài đặt plugin.
3. Xác minh danh tính email của bạn bằng các bản ghi SPF, DKIM và DMARC
Vì những kẻ gửi thư rác và tin tặc có thể dễ dàng mạo danh miền khi gửi email lừa đảo hoặc các trò gian lận khác, nên điều quan trọng là email của bạn phải được xác thực và xác minh là thực sự đến từ miền của bạn. Để giúp ngăn chặn email giả mạo khỏi hộp thư đến, các nhà cung cấp hộp thư (như Gmail) sẽ tìm kiếm Khung chính sách người gửi (SPF), Thư được xác định theo DomainKeys (DKIM) và các bản ghi Báo cáo xác thực và độ tin cậy thư dựa trên miền (DMARC) xác nhận rằng email đó đến từ miền mà nó nói rằng nó đến từ đó.
Nếu email không vượt qua SPF, DKIM và / hoặc DMARC, máy chủ email có thể chặn những email đó hoặc gửi chúng vào thư mục spam. Nếu email của bạn đang gặp sự cố về khả năng gửi hoặc bị gắn cờ là spam, thì bạn có thể muốn kiểm tra xem bạn đã thiết lập đúng các bản ghi này trong DNS của mình chưa.
Nếu bạn đang sử dụng WordPress.com cho email được lưu trữ, hãy xem hướng dẫn để thêm các bản ghi chính xác vào DNS của bạn . Nếu bạn đang sử dụng một ESP khác cho các email được lưu trữ, giao dịch hoặc tiếp thị của mình, bạn sẽ nhận được hướng dẫn từ trung tâm trợ giúp của họ về những bản ghi nào cần thêm vào DNS của bạn và cách thêm chúng.
Nếu DNS miền của bạn được lưu trữ bằng WordPress.com, sẽ có hướng dẫn để thêm bản ghi thư bên ngoài trong trung tâm hỗ trợ .
Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng một miền cấp cao nhất để gửi email nhưng một ESP khác cho các email được lưu trữ, giao dịch và tiếp thị, bạn sẽ cần kết hợp các bản ghi SPF thành một bản ghi SPF duy nhất. Mỗi miền chỉ có thể sử dụng một bản ghi SPF .
4. Gửi email tiếp thị và giao dịch từ các miền phụ riêng biệt
Mặc dù điều này không nhất thiết phải bắt buộc, nhưng việc gửi các loại email khác nhau từ các miền phụ riêng biệt có thể giúp bảo vệ khả năng gửi email của bạn. Thay vì gửi tất cả các email của bạn từ yourdomain.com, bạn có thể gửi các email được lưu trữ từ yourdomain.com , email giao dịch từ account.yourdomain.com và email tiếp thị từ mail.yourdomain.com .
Lý do chính để sử dụng tên miền phụ để gửi email giao dịch và email tiếp thị của bạn là để giữ cho danh tiếng gửi của chúng tách biệt. Nếu một miền phụ đang gửi bị liệt kê trong danh sách chặn, điều đó sẽ không ảnh hưởng đến toàn bộ miền của bạn.
Bạn không chắc chắn về cách thiết lập miền phụ? Xem tài liệu của chúng tôi để được hướng dẫn .
5. Sử dụng tính năng hâm nóng IP cho các email tiếp thị
IP ấm lên là khoảng thời gian từ bốn đến sáu tuần để mở rộng khối lượng gửi email tiếp thị của bạn để tránh các vấn đề về danh tiếng gửi. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có một danh sách email lớn và đang gửi email từ địa chỉ IP của mình lần đầu tiên.
Nếu bạn bắt đầu bằng cách gửi hàng chục nghìn email đến toàn bộ danh sách của mình, điều này có thể dẫn đến rất nhiều thư bị trả lại , hủy đăng ký và báo cáo spam. Nếu bạn bắt đầu với các phần nhỏ hơn trong danh sách của mình tại một thời điểm, bạn có thể từ từ loại bỏ các địa chỉ không hợp lệ và những người không muốn nhận email của bạn mà không ảnh hưởng nhiều đến danh tiếng danh sách của bạn.
6. Thực hành tốt vệ sinh danh sách
Đảm bảo rằng bạn đang gửi email cho những người muốn họ ngay từ đầu:
- Đừng bao giờ mua danh sách. Danh sách có thể bao gồm các địa chỉ không có trong đối tượng mục tiêu của bạn và các bẫy thư rác ẩn . Nếu những người bạn đang gửi email yêu cầu không có trong danh sách của bạn và không quan tâm đến sản phẩm của bạn, họ có thể báo cáo bạn là spam với tỷ lệ rất cao. Địa chỉ email bẫy thư rác có thể khiến miền gửi của bạn bị chặn. Một trong hai hiệu ứng này có thể làm giảm đáng kể khả năng cung cấp của bạn.
- Không đăng ký những người không chọn tham gia. Chỉ vì khách hàng nhận được email giao dịch hoặc email cá nhân không có nghĩa là họ muốn đăng ký nhận bản tin của bạn. Nếu bạn thêm những người vào danh sách gửi thư của mình mà không yêu cầu thêm cụ thể, bạn sẽ tăng nguy cơ bị khiếu nại về spam.
- Sử dụng chọn tham gia kép hoặc chọn tham gia đã xác nhận. Chọn tham gia một lần là khi ai đó đồng ý nhận email bằng cách điền vào biểu mẫu đăng ký hoặc chọn một hộp trong quá trình thanh toán. Double opt-in sẽ gửi cho người đăng ký một email bổ sung yêu cầu họ xác minh rằng trên thực tế, họ đã đăng ký. Mặc dù chọn tham gia hai lần có vẻ phức tạp hơn, nhưng nó giúp ngăn chặn đăng ký spam và đăng ký ngẫu nhiên.
- Danh sách phân đoạn. Việc phân chia danh sách của bạn thành các nhóm dựa trên sở thích, các giao dịch mua trước đây, vị trí địa lý và các điểm dữ liệu khác sẽ cho phép bạn gửi nhiều email được nhắm mục tiêu hơn đến mọi người. Nếu email của bạn có liên quan nhiều đến người xem, họ sẽ ít có khả năng hủy đăng ký hoặc báo cáo email của bạn là spam.
- Xóa những người đăng ký không hoạt động. Trước khi xóa những người đăng ký không hoạt động của mình, bạn có thể cố gắng thu hút lại họ bằng một số ưu đãi đặc biệt, nhưng nếu không thành công, bạn sẽ muốn xóa họ khỏi danh sách email của mình. Không có lý do gì để trả tiền cho những người đăng ký không phản hồi các nỗ lực tiếp cận của bạn.
7. Tuân theo Đạo luật CAN-Spam
Các quy định của CAN-Spam đặt ra các quy tắc và yêu cầu đối với thư thương mại và cho phép người nhận quyền hủy đăng ký khỏi danh sách email. Nó cũng cung cấp một danh sách các hình phạt đối với những người gửi email vi phạm các chính sách của Đạo luật CAN-Spam. Ngoài các tác động pháp lý của việc vi phạm bất kỳ chính sách nào trong số này, những vi phạm đó cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng gửi email của bạn.
Tránh các cạm bẫy pháp lý và tác động đến khả năng cung cấp bằng cách tuân theo các nguyên tắc sau:
- Sử dụng tên miền hoặc tên miền phụ của trang web của bạn để gửi email. Nếu bạn gửi email từ địa chỉ email cá nhân hoặc bao gồm địa chỉ “trả lời” sử dụng miền khác với địa chỉ “từ” của bạn, bạn có thể bị gắn cờ là spam, bị chặn hoặc bị chặn.
- Không sử dụng các dòng tiêu đề lừa đảo. Thư trong nội dung email của bạn phải phản ánh chủ đề thư của bạn. Ngoài khả năng bị đánh dấu là spam, người nhận của bạn có thể sẽ bị nhầm lẫn nếu chủ đề và thông điệp của bạn không khớp. Bạn có thể kết thúc với tỷ lệ chuyển đổi thấp và rất nhiều lượt hủy đăng ký.
- Bao gồm một địa chỉ cho doanh nghiệp của bạn ở cuối email của bạn. Đây có thể là PO Box hoặc địa chỉ đường phố, nhưng nó phải là địa chỉ đã đăng ký cho bạn hoặc doanh nghiệp của bạn.
- Bao gồm một liên kết chọn không tham gia trong chân trang email của bạn. Người đăng ký có thể dễ dàng chọn không nhận email của bạn trực tiếp từ mỗi tin nhắn họ nhận được. Bạn cũng có thể cung cấp các cài đặt để người đăng ký có thể chọn chỉ nhận một số loại email nhất định, thay vì hủy đăng ký hoàn toàn. Cung cấp cho người nhận một cách nhanh chóng để hủy đăng ký hoặc thay đổi cài đặt đăng ký của họ sẽ giúp ngăn chặn các khiếu nại về spam.
8. Sử dụng các phương pháp hay nhất về email cho nội dung và tần suất gửi
Mặc dù bạn muốn gửi email đủ thường xuyên để thu hút người đăng ký tham gia, nhưng bạn cũng muốn đảm bảo rằng bạn không tấn công người nhận bằng quá nhiều email – đặc biệt là những email không liên quan đến sở thích của họ. Bạn cũng muốn email của mình ngắn gọn và đi vào trọng tâm để đảm bảo mức độ tương tác tối đa.
Các mẹo sau sẽ giúp bạn tránh xa hộp thư rác:
- Đừng đưa thông điệp tiếp thị vào email giao dịch. Email giao dịch chỉ nên dành cho mục đích thông tin. Thêm thông điệp tiếp thị vào email giao dịch của bạn có thể khiến chúng bị gắn cờ là spam. Nếu bạn muốn cung cấp thông điệp tiếp thị cho khách hàng sau khi họ mua hàng, hãy cân nhắc sử dụng email được kích hoạt được gửi dựa trên sản phẩm hoặc danh mục mà khách hàng đã mua hoặc thêm thông điệp tùy chỉnh vào trang “cảm ơn” của bạn.
- Không sử dụng email chỉ có hình ảnh. Không chỉ các email chỉ có hình ảnh thường bị gắn cờ là spam, chúng còn không dễ truy cập. Nếu ai đó bị khiếm thị, họ có thể không đọc được tin nhắn của bạn trong một email chỉ có hình ảnh. Ngoài ra, nhiều ứng dụng email tự động chặn hình ảnh trong email và người nhận phải nhấp vào nút “tải hình ảnh” để hình ảnh hiển thị. Cho phép người nhận đọc tin nhắn của bạn và nhấp vào liên kết kêu gọi hành động (CTA) mà không cần phải tải hình ảnh sẽ giúp email của bạn dễ tiếp cận hơn và cải thiện chuyển đổi.
- Tránh gửi các tệp đính kèm email lớn. Cho dù bạn đang gửi email được lưu trữ, giao dịch hoặc tiếp thị, bạn không muốn gửi những email có hình ảnh nhúng lớn hoặc tệp đính kèm. Một số ứng dụng email có giới hạn kích thước tệp đối với thư đến và thư đi, và kích thước tệp lớn cũng có thể kích hoạt bộ lọc thư rác.
Ngoài ra, tránh đính kèm các loại tệp không phải là loại ảnh pdf, jpg, png, tiff hoặc gif. Các phần mở rộng tệp như zip, avi, swf và exe đều có nhiều khả năng bị đánh dấu là spam. - Đừng gửi quá nhiều – hoặc quá ít – email. Điều quan trọng là phải thiết lập lịch gửi thường xuyên. Một email một tuần là một chính sách tốt. Ngược lại, bạn không muốn gửi quá ít email nếu không danh sách của bạn sẽ cũ và người hâm mộ có thể quên bạn. Nếu bạn không gửi email trong nhiều tháng, bạn có thể thấy rằng người đăng ký đã ngừng sử dụng địa chỉ email của họ, người hâm mộ không còn quan tâm đến thương hiệu của bạn hoặc email của bạn đột nhiên kết thúc trong hộp “khuyến mại” được kiểm tra không thường xuyên .
- Sử dụng tên thương hiệu của bạn làm tên “từ” của bạn. Bằng cách sử dụng tên thương hiệu của bạn làm tên “từ” trong email của bạn, bạn sẽ đảm bảo rằng người nhận biết email đến từ công ty của bạn thay vì nhầm nó với thư rác. Nếu bạn muốn cá nhân hóa hơn nữa trải nghiệm của người đăng ký, bạn có thể thêm tên đại diện thương hiệu vào email của mình như “Samantha từ YourSite.com”.
- Gửi nội dung có liên quan đến các phân đoạn danh sách phù hợp. Ngay cả khi bạn phân đoạn danh sách của mình, những phân đoạn đó sẽ không hữu ích nếu bạn chủ yếu gửi email hàng loạt cho toàn bộ danh sách của mình. Đảm bảo thu hút các phân đoạn khác nhau trong danh sách của bạn theo những cách khác nhau có liên quan đến sở thích, vị trí và thói quen mua hàng của họ. Ví dụ: nếu bạn là một cửa hàng bán đồ thể thao đang thực hiện các chương trình khuyến mãi giảm giá dịp lễ Giáng sinh, bạn có thể muốn quảng cáo bán thiết bị trượt tuyết và áo khoác ngoài ấm áp cho khách hàng của mình ở các vùng miền núi lạnh giá. Đối với khách hàng của bạn ở Úc, nơi mức cao nhất của tháng 12 và tháng 1 có thể dao động từ 70-90 ° F, bạn có thể muốn quảng cáo giảm giá đồ bơi và phụ kiện hồ bơi.
- Cân nhắc cá nhân hóa email của bạn. Email được cá nhân hóa có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn từ 25-29% so với email thông thường. Nếu danh sách người đăng ký của bạn bao gồm tên ngoài địa chỉ email, bạn nên sử dụng các thẻ hợp nhất của ESP để thêm thông điệp được cá nhân hóa như “Này Tony! Chuẩn bị sân của bạn sẵn sàng cho mùa hè với giảm giá 20% cho tất cả các món nướng và phụ kiện! ” dòng chủ đề và nội dung email của bạn.
9. Yêu cầu người nhận đưa tên miền và địa chỉ IP của bạn vào danh sách trắng
Một số ứng dụng email có thể rất tích cực trong việc phân loại email là thư rác. Phương án cuối cùng, bạn có thể yêu cầu người nhận đưa địa chỉ email, miền hoặc địa chỉ IP gửi của bạn vào danh sách trắng để đảm bảo rằng ứng dụng thư biết rằng bạn là người gửi được chấp thuận.
Cải thiện khả năng gửi email là một công việc khó khăn, nhưng nó đáng để nỗ lực
Cuối cùng, người nhận có quyền kiểm soát nơi email kết thúc. Nếu họ đánh dấu email của bạn là thư rác hoặc họ chọn gửi chúng vào thư mục “khuyến mại”, bạn không thể làm gì để ngăn chặn điều đó. Nhưng bằng cách làm theo các đề xuất ở trên, bạn có thể đảm bảo rằng email của mình bắt đầu trong hộp thư đến trước khi người nhận quyết định chuyển chúng đi nơi khác.
Sử dụng email được lưu trữ có uy tín và các ESP giao dịch và tiếp thị cùng với các bản ghi xác thực miền chính xác sẽ giúp đảm bảo email không bị gắn cờ là spam hoặc bị chặn hoàn toàn. Đảm bảo tin nhắn của bạn được nhắm mục tiêu, được gửi theo lịch trình thường xuyên và tuân thủ Đạo luật CAN-Spam sẽ giúp bạn hoàn thành chặng đường còn lại để đạt được danh tiếng gửi tốt và khả năng gửi email cao.
