Nếu bạn – giống như nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ – đội mũ của tất cả mọi người trong công ty từ trợ lý hành chính đến CEO, doanh nghiệp của bạn có thể đang điều hành bạn thay vì ngược lại. Điều này có thể đặc biệt đúng khi các công việc cần thiết nhưng tốn thời gian lại chồng chất. Bạn biết những công việc đó – những công việc tiêu tốn thời gian và năng lượng nhưng khiến bạn phân tâm khỏi các hoạt động mang lại lợi nhuận cao và kế hoạch chiến lược, có tầm nhìn lớn.
Để tiết kiệm thời gian và giảm bớt căng thẳng, hãy cân nhắc việc thuê một trợ lý ảo (VA). Đầu tư vào VA có thể giúp mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn trong khi tận dụng công cụ quản lý thời gian cuối cùng: ủy quyền hiệu quả.
Trợ lý ảo là gì?
Nghe có vẻ giống như một phần mềm, nhưng trợ lý ảo chỉ là một người làm việc từ xa để hoàn thành các công việc quản trị. VA có thể trả lời email, tạo đồ họa, đăng lên mạng xã hội, nhập dữ liệu, lên lịch họp, xử lý thanh toán, v.v.
Cũng giống như WordPress.com hợp lý hóa việc quản lý trang web để bạn có thể tập trung vào những gì quan trọng đối với doanh nghiệp của mình, VA giúp giảm tải công việc của bạn để bạn có thể trau dồi các kỹ năng và niềm đam mê thúc đẩy bạn. Bạn nhận được hỗ trợ từ VA mà không cần phải thuê nhân viên toàn thời gian, phải chịu chi phí chung hoặc quản lý lịch trình của một người nào đó trên trang web. Với một VA có tay nghề cao làm việc để đáp ứng thời hạn của bạn, nhiệm vụ của bạn sẽ được hoàn thành một cách kịp thời và hiệu quả.
Tìm một trợ lý ảo
Phạm vi kỹ năng của mọi VA sẽ khác nhau. Nếu đã đến lúc thuê một trợ lý ảo, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ những gì bạn cần và mong đợi.
Để hiểu nhu cầu của bạn, hãy lập danh sách các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. Viết ra bất cứ điều gì bạn không xuất sắc, không thích làm hoặc đặc biệt là tốn thời gian. Sau đó, hãy xem danh sách của bạn và xác định một số nhu cầu dựa trên những gì bạn đã viết ra.
Nhu cầu của bạn sẽ giúp xác định bộ kỹ năng của VA mà bạn thuê. Bạn có muốn một người có thể tạo đồ họa, bài đăng trên mạng xã hội và bản tin không? Đây là một bộ kỹ năng rất cụ thể, vì vậy bạn sẽ muốn sàng lọc các ứng viên cho phù hợp.
Một người nào đó hỗ trợ các hạng mục quản trị như nhập dữ liệu hoặc xử lý thanh toán sẽ có một bộ kỹ năng hoàn toàn khác mà bạn cần xem xét. Một số trợ lý ảo xuất sắc trong các nhiệm vụ cụ thể hơn những trợ lý khác, trong khi một số trợ lý có thể thông thạo nhiều kỹ năng hơn. Để có kết quả tốt nhất, hãy cho biết mong đợi của bạn.
Bạn có thể tìm trợ lý ảo trực tuyến bằng cách tìm kiếm trên LinkedIn, quét qua các giới thiệu hoặc làm việc với một công ty cung cấp các bộ kỹ năng VAs và bác sĩ thú y để phù hợp với bạn với các ứng viên đủ tiêu chuẩn. Doanh nhân cũng liệt kê một số cách sáng tạo để mở rộng tìm kiếm VA của bạn.
Căng thẳng ít hơn, đạt được nhiều hơn
Bằng cách thêm ít vào đĩa của bạn, bạn sẽ kinh doanh một dịch vụ. Các mặt hàng có giá vé cao giúp thúc đẩy một doanh nghiệp tiến lên thường gặp khó khăn trong quá trình đốt cháy, vì các mặt hàng cần thiết tốn nhiều thời gian được ưu tiên. Việc thuê VA không chỉ giúp giải phóng thời gian mà còn cho phép bạn thực hiện các hành động có tác động hơn để hỗ trợ doanh nghiệp của mình. Bạn có thể tập trung vào các mục ưu tiên như dự báo tài chính, xây dựng mối quan hệ, tạo sản phẩm phân phối, hoạt động, tiếp thị và bán hàng.
Vì vậy, hãy tự hỏi bản thân: đã đến lúc thuê một trợ lý ảo để giảm bớt khối lượng công việc của bạn chưa? Nếu câu trả lời là có, hãy bắt đầu tìm kiếm của bạn sớm hơn là muộn hơn!
