Một trong những đặc quyền chính của nghề tự do là bạn là ông chủ của chính mình. Tuy nhiên, chịu trách nhiệm về lịch trình làm việc hàng ngày của bạn, cũng có nghĩa là bạn có trách nhiệm hoàn thành công việc đúng thời hạn. May mắn thay, nếu bạn biết cách quản lý thời gian tốt, bạn sẽ có một khởi đầu tuyệt vời. Quản lý thời gian tốt có thể tăng năng suất và giảm mức độ căng thẳng – hai mục tiêu lý tưởng để phấn đấu khi bạn là sếp. Quản lý thời gian thực sự đòi hỏi kỷ luật và sau này thường đòi hỏi một thời gian để phát triển. Sử dụng các mẹo sau để giúp bạn điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Đánh dấu các mục trong danh sách việc cần làm của bạn
Nghe có vẻ không có trí tuệ, nhưng danh sách việc cần làm là công cụ vô giá để phát triển các phương pháp quản lý thời gian tốt. Hình dung mọi nhiệm vụ bạn cần hoàn thành sẽ giúp bạn ưu tiên những công việc quan trọng nhất và đánh giá xem công việc nào sẽ cần nhiều thời gian nhất để hoàn thành. Vào đầu mỗi ngày hoặc mỗi tuần, hãy ghi lại một vài mục tiêu và nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành để công việc kinh doanh của bạn hoạt động trơn tru. Đừng mong đợi hoàn thành mọi thứ trong danh sách của bạn theo thứ tự ngắn gọn, nhưng hãy bắt đầu với các mục có mức độ ưu tiên cao nhất và chuyển bất kỳ mục nào còn lại sang danh sách tiếp theo của bạn – hoặc gạch bỏ chúng hoàn toàn nếu chúng không còn quan trọng hoặc phù hợp.
Để bắt đầu danh sách việc cần làm của bạn, hãy cân nhắc thêm nhiệm vụ sau: tổ chức không gian làm việc. Mặc dù điều này có vẻ không đáng kể, nhưng một bàn làm việc và văn phòng ngăn nắp sẽ giúp bạn tạo không gian dễ quản lý hơn để làm việc, giúp bạn hoàn thành bài tập dễ dàng hơn – và đánh dấu các mục còn lại trong danh sách của bạn.
Giao nhiệm vụ
Hãy nhớ lại bất kỳ ông chủ nào trong quá khứ của bạn – họ có tự mình hoàn thành mọi nhiệm vụ không? Tất nhiên là không: đó là lý do tại sao họ thuê bạn và đồng nghiệp của bạn. Bây giờ bạn là thuyền trưởng của con tàu của mình, bạn có thể phải giao một số nhiệm vụ cho những người khác để có thể nổi.
Ngay cả khi bạn không muốn thuê người giúp việc ngay lập tức, bạn luôn có thể tìm thêm một đôi tay khi bạn đang căng thẳng về thời gian. Cân nhắc nhờ một thành viên trong gia đình hoặc một người bạn đáng tin cậy làm một số việc vặt thay cho bạn. Một hoặc hai lần mỗi tuần, hãy giao việc cho người trợ giúp kiểm tra thư, trả lời điện thoại, đặt cọc trong ngày hoặc các công việc tiết kiệm thời gian khác. Bạn có thể cân nhắc việc thuê một nhân viên tạm thời thông qua một cơ quan giới thiệu việc làm địa phương để được trợ giúp về các công việc chuyên môn hơn hoặc tốn nhiều thời gian hơn như ghi sổ sách, nhập dữ liệu hoặc hỗ trợ trong kỳ nghỉ lễ bận rộn. Bạn cũng có thể sử dụng các bản hack công nghệ để cắt giảm các hoạt động hút thời gian. Ví dụ: thêm nút “Mua ngay” qua PayPal vào trang web của bạn có thể loại bỏ nhu cầu đặt hàng qua điện thoại, vì người mua hàng có thể mua hàng trực tuyến trực tiếp.
Nhiệm vụ và việc cần làm có thể đến với chúng ta một cách bất ngờ. Hãy để ý bất kỳ dấu hiệu đỏ nào sau đây – chúng cho thấy rằng bạn có thể cần thêm trợ giúp:
- Bạn thường cảm thấy gấp gáp, kiệt sức và căng thẳng quá khó ngủ.
- Bạn đang dành phần lớn thời gian trong ngày để gọi điện hoặc gửi email nhắc nhở đến người mua hàng, nhà cung cấp hoặc cộng sự.
- Bạn phải sắp xếp các cuộc hẹn trong những ngày cá nhân hoặc thời gian nghỉ theo lịch trình.
- Bạn đang nhận được những lời phàn nàn từ những người mua sắm của mình.
- Bạn thường trễ hẹn.
- Bàn làm việc hoặc văn phòng của bạn giống như một bãi rác cho sự lộn xộn liên quan đến kinh doanh.
Thành thạo quản lý thời gian có thể bao gồm việc ủy thác nhiệm vụ cho người khác, điều này sẽ giảm bớt khối lượng công việc cá nhân của bạn và tăng năng suất – và thậm chí có thể thúc đẩy lợi nhuận của bạn.
Loại bỏ những phiền nhiễu
Phương tiện truyền thông xã hội là một phần cần thiết của mọi doanh nghiệp, vì nó giúp chủ doanh nghiệp phát triển mối quan hệ với những người hâm mộ quan điểm; tuy nhiên, đừng để các kênh xã hội ngốn những giờ làm việc quý giá bằng cách làm bạn mất tập trung với những video về chó con hoặc công thức làm bánh muffin mới nhất phải thử (trừ khi bạn đang kinh doanh bánh nướng xốp).
Còn chuyện cá nhân thì sao? Một số điều có thể cần bạn chú ý ngay lập tức (bạn sẽ không để máy trả lời tự động nhận cuộc gọi khẩn cấp từ bệnh viện), nhưng những điều khác có thể đợi cho đến khi bạn rảnh rỗi. Ngay cả các cuộc họp nhân viên nhỏ thường có thể bị trì hoãn cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ trong tay.
Một cách thông minh để tránh bị sa đà là lên lịch cho từng phút trong ngày làm việc của bạn. Tuân thủ một lịch trình nghiêm ngặt không chỉ dạy bạn quản lý thời gian mà còn có thể giúp bạn hoàn thành công việc mỗi ngày. Sắp xếp lịch làm việc hàng ngày của bạn trước nửa giờ, để lại một vài khoảng thời gian cho các sự kiện bất ngờ. Đồng bộ hóa lịch trên các thiết bị của bạn để giữ cho mỗi tháng được ngăn nắp cho dù bạn ở đâu và tuân theo những lịch trình này với khả năng tốt nhất của bạn.
Sử dụng thời gian rảnh của bạn một cách khôn ngoan
Vận động mạnh không bao giờ tốt cho công việc kinh doanh, vì vậy hãy nhớ dành thời gian nghỉ ngơi tinh thần suốt cả ngày. Sử dụng thời gian này để cập nhật email hoặc đăng bài lên trang web của bạn . Tốt hơn hết, hãy tạm gác công việc sang một bên và làm mới bản thân bằng một chút thời gian nghỉ ngơi về tinh thần và thể chất – và có thể là một bữa ăn nhẹ bổ dưỡng. Thời gian rảnh rỗi rất có giá trị, vì vậy hãy dành nó để làm một việc gì đó mang tính xây dựng sẽ giúp bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng và sẵn sàng quay trở lại với công việc mà bạn yêu thích.
